CASE: RAJA

 RAJA is een postorderbedrijf gespecialiseerd in verpakkingsmateriaal, gericht op de B2B-markt. “De vestiging in Tongeren”, zo vertelt bestuurder Wido Bourel, “behoort tot de Franse groep RAJA, met hoofdzetel in Parijs. De groep RAJA is aanwezig in 11 landen: België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Groot- Brittanië, Spanje, Oostenrijk, Italië, Tsjechië en Zwitserland.”

”De RAJA-vestiging in het Limburgse Tongeren vervult twee functies binnen de RAJA-groep. Enerzijds is dit het hoofdkwartier voor de Benelux, en verzorgt het de verkoop voor België en Luxemburg. Het salesteam voor Nederland heeft zijn standplaats in Breda. Anderzijds is Tongeren het distributiecentrum voor België, Nederland, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk, Tsjechië en Zwitserland. Wat een klant in een van die landen bij het lokale verkoopsteam van RAJA bestelt, krijgt hij vanuit Tongeren toegestuurd, al staat dat zo niet op het etiket. Wie zijn bestelling in de Benelux en Duitsland laat afleveren, is binnen de 24 uur bediend. Voor de andere landen garandeert RAJA een levering binnen de 48 uur. RAJA richt zich tot elk type bedrijf, groot en klein. Buiten de traditionele sectoren zoals industrie en groothandel, richt de leverancier van verpakkingsmateriaal zich ook tot de groeiende e-commerce- en dienstensector.

Uitgebreid gamma
RAJA, dat als Binpac begon in 1989 en later Rajapack werd, is sinds het jaar 2000 gevestigd in Tongeren. Toen was het distributiecentrum 8.000 m² groot. Daar kwam in 2003 5.000 m² en in 2006 nog eens 4.750 m² bij. En nog was het distributiecentrum niet groot genoeg, dus kwam er in verschillende fases nog veel meer oppervlakte bij. Wido Bourel: “De uitbreiding in 2008 zorgde voor een extra capaciteit van 10.000 palletplaatsen, wat het totaal op meer dan 28.000 palleten brengt. Tegelijk hebben we ook 500 m² kantoorruimte toegevoegd.”

In totaal zijn er, na de laatste uitbreiding, een 28-tal laad- en loskades in het distributiecentrum. Maar meer nog dan het aantal kades, bepaalt de manier van werken de doorvloei van leverancier naar voorraadrek. Martin Moermans, logistiek manager in het distributiecentrum Tongeren, legt uit: “Wij bufferen niet. Belangrijker dan het aantal kades is dat alles wat binnenkomt snel en vloeiend weggezet wordt. Ook bij de verzending is dat zo: is een verzending klaar, dan gaat ze geen minuut daarna op de vrachtwagen. De meeste bestellingen komen pas in de namiddag binnen, net voor het uiterste bestelmoment. De binnenkomende palletten worden dus vooral in de voormiddag afgehandeld. Een aantal medewerkers zullen dus in de voormiddag in de ontvangst werken, en in de namiddag de verzending vervoegen.

Alle maten en gewichten
Bij RAJA zijn alle rekken in het magazijn uitgerust met vlonders. Dat is nodig omdat slechts 60 percent van de palletten het standaardformaat hebben, en ze dus niet automatisch passen op de ijzeren structuur. De oorzaak is te vinden bij de grote verscheidenheid aan materiaal dat Rajapack in stock heeft. Onder de noemer ‘verpakkingsmateriaal’ passen immers vele soorten producten. De ruim 300 pagina’s tellende RAJA-catalogus begint met kartonnen dozen en eindigt met draagtassen. Tussenin bladert men door een 4000-tal producten: enveloppen, etiketten, folies, afvalzakken, schokwerend materiaal, palletten, omsnoeringsmateriaal en nog veel meer. Sommige producten zijn klein en zwaar, zoals de staalband die gebruikt wordt om te omsnoeren. Andere zijn juist groot en licht. Soms gaat het zelfs zo ver dat er letterlijk lucht gestockeerd en vervoerd wordt. Wat te denken, immers, van de luchtkussens die gebruikt worden om zendingen te beschermen tegen schokken?

Over het algemeen geldt ook hier de bekende 80/20-regel: grosso modo is 20 percent van de artikelen verantwoordelijk voor 80 percent van de omzet. De producten die RAJA verkoopt, komen rechtstreeks van de producenten, zo’n 250 in het totaal. Wido Bourel legt uit dat met hen vooral op niveau van de groep alsook lokaal wordt onderhandeld. De bevoorrading van de zeven landen is volledig in handen van de aankoopafdeling van RAJA Tongeren. Naast de vereisten wat betreft de kwaliteit van de aangeleverde producten, moe- ten leveranciers hun materiaal ook verpakken volgens de specificaties van RAJA.

Concreet wil dat zeggen dat als de catalogus van RAJA dozen per twintig stuks aanbiedt, de leverancier ze ook zo moet aanleveren. Dat komt de efficiëntie in het distributiecentrum ten goede.

Microsoft Dynamics van Offimac is het hart van het bedrijf
Omdat de goederen die vanuit Tongeren verzonden worden zo uiteenlopend zijn wat betreft afmetingen en gewicht, is automatisering haast onbegonnen werk. Wireless scanning wordt gebruikt en voice picking. RAJA opteerde met succes voor Microsoft Dynamics van Offima. En RAJA werkt intussen ook al 25 jaar met succes met Offimac samen.

Over stock, WMS en pick&pack
Omdat producten snel aan de klant geleverd worden, is voorraadbeheer bij RAJA van groot belang. Alle producten die in de catalogus staan, zijn steeds in voorraad. “Het aantal stuks dat wij van elk product in voorraad hebben”, zo vertelt Martin Moermans, “is afhankelijk van de gemiddelde verkoop. De mensen van de inkoopdienst zorgen ervoor dat we eigenlijk nóóit zonder voorraad kunnen vallen. Alleen een écht uitzonderlijke verkoop zou ons mogen verrassen.” Indien er zo een abnormaal grote bestelling zou binnenkomen die de bevoorrading van andere klanten in het gedrang zou kunnen brengen -omdat het gaat om een bepaald percentage van de voorraad- is er een automatisch alarm vanuit het Warehouse Management System. Dan gaat RAJA op zoek naar een oplossing. Mogelijks wil de klant niet alles wat hij bestelde in één keer ontvangen. Anders kan er ook gekeken worden wat de andere distributiecentra van de RAJA-groep nog in stock hebben. En misschien heeft de leverancier nog wel voorraad liggen. In elk geval, zo verzekert Wido Bourel, is het zo dat als RAJA het niet in 24u/48u kan leveren, niemand in Europa het kan. Hoewel de werkdruk min of meer stabiel is in het distributiecentrum, merken ze bij RAJA wel dat het najaar drukker is dan de lente. Andere herkenbare periodes zijn de aanloop naar de eindejaarsfeesten, wanneer de promotionele verpakkingen in zwang zijn, en het afsluiten van het boekjaar. Dan zijn de archiefdozen heel populair. Ook het versturen van de maandelijkse catalogus in elk land zorgt voor belangrijke piekmomenten. De aankoopdienst kent de piekperiodes en weet welke producten populair zijn en stemt de bestellingen daar op af. Ook voor volumegoederen als luchtkussenfolie of foam is regelmatige aanvoer nodig, omdat die zeer veel plaats innemen in het magazijn.

n totaal worden er elke dag 500 à 600 palletten met goederen bij RAJA geleverd. De magazijnmedewerkers controleren op aantal, conditionering, labelling en zichtbare gebreken. Voor bepaalde artikelen dienen er ook bijzondere en specifieke controles te gebeuren zoals lotnummer voor traceerbaarheid, logo, bedrijfsnaam. Voor doorgedreven kwaliteitscontrole werkt RAJA met steekproeven.

Eens geverifieerd, worden de goederen ingegeven in het Warehouse Management System (WMS), dat de goederen een stockageplaats in het magazijn zal geven. Dat doet het op basis van een aantal parameters, zoals de afstand tot de vaste pickplaats, of het om een fast dan wel slow mover gaat, wat de geleverde hoeveelheid is, of het tot een bepaalde zone (productgroep) hoort… Bovendien houdt het WMS rekening met de buitenmaatse palletten die hier heel frequent zijn. Zo weet het bijvoorbeeld dat een plaats waar drie standaardpalletten kunnen staan onvoldoende is als de palletten groter zijn. De plaatsen in elk deelmagazijn worden aangeduid met een code waarin onder andere gang, reknummer en niveau zijn opgenomen. Het zeer diepgaande WMS, dat op maat geschreven is in het ERP Navision en rekening houdt met de manier van werken bij RAJA, is het hart, maar vooral het brein van het distributiecentrum. Het systeem kiest waar de goederen gestockeerd worden, stuurt de aanvullingen van de pickplaatsen en verwittigt wanneer een bestelling zo uitzonderlijk is dat ze de voorraad in het gedrang zou kunnen brengen.

Het WMS krijgt ook de bestellingen van de landen waarvoor Tongeren de distributie verzorgt. Elk half uur komen de bestellingen in de vorm van een tekstbestand via FTP (File Transfer Protocol) in Tongeren aan. Het WMS, dat geen onderscheid maakt tussen de eigen Belgische bestellingen en die uit andere landen, zet de bestellingen om in een pickorder dat afgeprint wordt en aan de picker meegegeven wordt. Prominent bovenaan staat het land waar de bestellingen heen moeten. Het WMS berekent automatisch de meest efficiënte route door het magazijn en zal de picker verschillende bestellingen tegelijk laten afwerken. Daarbij is het WMS dermate intelligent dat het er voor zorgt dat de picker niet overladen wordt. Ook handleidingen in andere talen, bijvoorbeeld, komen op het pickorder te staan.

Als de picker alle producten van zijn order heeft verzameld, is het aan de pakker om de individuele bestellingen klaar te maken. Tegelijk verifieert hij het werk van de picker. Al naargelang de bestelling worden de producten in dozen verpakt, of op een pallet gestapeld. De afgewerkte bestellingen krijgen een etiket opgekleefd en worden meteen in de klaarstaande vrachtwagens gezet. Rajapack in Tongeren heeft zelf slechts één eigen vrachtwagen in gebruik. Die dient om grote of spoedleveringen te doen, en -vooral- om service te bieden aan grote klanten. Voor het reguliere transport werkt het bedrijf samen met vijf verschillende transportfirma’s. Rajapack sorteert de bestellingen enkel per land, het is de transporteur die de organisatie van de distributie op zich neemt, en ervoor zorgt dat binnen de vooropgestelde tijd de bestelling bij de klant terecht komt. Goed ingepakt, dat spreekt.

ONTDEK HIER MEER OVER ONZE OPLOSSINGEN VOOR DIGITALISERING

GECONTACTEERD WORDEN?