“Heel typerend voor kappersproducten is de trendgevoeligheid. Een haarkleur kan op slag populair worden door een nieuw idool en dan moeten we meteen volgen. Bovendien veranderen onze leveranciers op regelmatige basis het complete gamma met nieuwe producten, andere kleuren, nieuwe verpakkingen, etc. Onze grootste uitdaging is dan ook om van ruim 8.000 artikelnummers de slapende voorraad in de winkels tot een minimum te beperken. Om dit correct en efficiënt te organiseren, moeten we kunnen vertrouwen op slimme software”, aldus Luc Schreurs, algemeen directeur.
De overstap naar Microsoft Dynamics met Offimac
Al ruim dertig jaar doet Group Schreurs voor alle IT-vragen een beroep op Offimac uit Hasselt. Zo had Offimac in het verleden voor Schreurs een textbased maatwerktoepassing ontwikkeld voor voorraadbeheer, verkoop en boekhouding. Het oude pakket werd na verloop van jaren echter duur in onderhoud en liep tegen zijn technologische grenzen aan. Daarom stelde Offimac voor om over te stappen op Microsoft Dynamics.
“Microsoft Dynamics is een uitgebreide ERP-oplossing die standaard vrijwel alles bevat wat wij nodig hebben en bovendien een flexibele export toelaat van gegevens. We hebben verschillende aanbieders gezien, maar enkel Offimac kon zich echt onderscheiden als een IT-partner die onze taal spreekt en met ons meedenkt. Ze stellen zich eerder op als collega dan leverancier”, vertelt Luc Schreurs.
Na een vlotte analyse en implementatie werkt Group Schreurs met Microsoft Dynamics. Alle winkels zijn uitgerust met geïntegreerde kassa’s en scanners, zodat centraal in Hasselt de gegevens van alle locaties up-to-date beschikbaar zijn.
Winkelvoorraden op geen tijd nagekeken en bijbesteld
“Slapende voorraden kosten geld en moeten vermeden worden. Microsoft Dynamics is op dat vlak echt een handig instrument. Elke week vraag ik per leverancier een bestelvoorstel op. Het systeem checkt de winkelvoorraden, houdt rekening met de minimum en maximum voorraadniveaus, met de hoeveelheden per verpakking, met de minimum vereiste afname per leverancier, met de leverfrequentie, etc. Het enige wat ik eventueel nog manueel moet aanpassen, is bv. een uitzonderlijk grote klantenbestelling. Dankzij de intelligente software kan ik op amper 25 minuten tijd elke week bestellingen plaatsen bij onze 70 leveranciers”, stelt Luc Schreurs.
Voor de distributieafdeling is de impact zo mogelijk nog groter: hier worden de bestellingen voor 500 klanten in amper tien seconden afgewerkt. “Dankzij Microsoft Dynamics kunnen we vijf fulltime mensen uitsparen voor de orderverwerking. Klanten vragen ook regelmatig rapporten over de omzet die we bij hen realiseren. Die informatie is slechts een druk op de knop verwijderd. We hebben alles volledig onder controle.”
Flexibel gegevens importeren en exporteren
Wanneer leveranciers hun prijzen of producten veranderen, ontvangt Luc Schreurs hiervan een lijst in Excelformaat en na een snelle import is Microsoft Dynamics geüpdatet met de nieuwste prijzen, verpakhoeveelheden, etc.
Gegevens exporteren uit het systeem gaat ook bijzonder vlot. Luc Schreurs maakt er regelmatig gebruik van: “Elke maand exporteer ik de voorraad- en verkoopgegevens van 8.000 artikelen naar Excel om ze daar te vergelijken. Daarna kan ik eenvoudig de voorraadniveaus per winkel aanpassen volgens de trends, seizoenen, specifieke klanteneisen, etc. Binnen het kwartier kan ik een volledige winkel doorlichten en optimaliseren voor een zo groot mogelijke omzet per vierkante meter. En dat is zeer belangrijk in onze branche.”
Gebruiksvriendelijk
De winkels worden gerund door 45 kapsters. Zij starten elke dag zelfstandig het systeem op, registreren de verkopen met een scanner en realiseren de dataoverdracht naar Hasselt. Het kassaprogramma draait op een gewone pc. De gebruiksvriendelijke Microsoft interface zorgt voor een lage drempel.
Luc Schreurs: “Nieuwe verkoopsters zijn na een halfuurtje opleiding al in staat om zelfstandig de facturatie en dagafsluiting van de winkel te realiseren. We hebben intern zelfs twee medewerkers van 64 en 78 jaar die zonder problemen hun weg vinden in Microsoft Dynamics!”
Return on Investment
“Sinds de intrede van Microsoft Dynamics zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te nemen. De bestellingen en retours van onze zestien winkels worden beheerd door slechts twee medewerkers. Bovendien staat er nu een pak minder cash vast op de winkelrekken. We werken vandaag bijzonder efficiënt en hebben alles in de gaten”, besluit Luc Schreurs.
