CASE: STEELCOAT, GALVACOAT EN METALIX

Om de snelle groei van Metalix, Galvacoat en Steelcoat in goede banen te leiden, zocht de Groep Kempeneers een softwarepakket dat de bedrijven een strakkere ondersteuning zou bieden. Offimac implementeerde een oplossing op basis van Microsoft Dynamics. De IT-partner van de Groep Kempeneers bundelde de specifieke procedures later in OffiCOAT, een ERP-pakket voor lak- en coatingbedrijven waarvoor de implementatie bij Metalix, Galvacoat en Steelcoat model stond.

Metalix, Galvacoat en Steelcoat zijn drie van de bedrijven uit de Groep Kempeneers. Samen vormen ze één van de grotere oppervlaktebehandelaars van de Benelux. Galvacoat is gevestigd in Overpelt en staat in voor de poedercoating van verzinkt staal. De ligging in Limburg is niet toevallig, aangezien er in het grensgebied tussen België en Nederland heel wat staalverwerkende ondernemingen aanwezig zijn. De productie van Steelcoat en Metalix vindt in Lummen plaats. Steelcoat is gespecialiseerd in de poedercoating van onbehandeld en verzinkt staal. Metalix staat in voor het metalliseren en natlakken van staal. Metalix beschikt daarvoor over ruim tienduizend vierkante meter spuithallen. De drie bedrijven samen behandelen ongeveer duizend ton staal per dag. Klanten zijn ondernemingen die staal gebruiken voor industrie-, woning- en machinebouw, hekwerk, containers, spoorwegrails, brugleuningen, lichtmasten, enzovoort.

Galvacoat, Steelcoat en Metalix tellen ongeveer 120 medewerkers. De commerciële en administratieve ondersteuning van de bedrijven gebeurt door tien bedienden vanuit het hoofdkwartier in Lummen. Metalix is het oudste bedrijf van de drie. In 2005 ging Galvacoat van start in Lummen. In het voorjaar van 2010 kwam Steelcoat erbij. Metalix en Galvacoat hadden eenzelfde boekhoudpakket in gebruik. Daarnaast was er wat maatwerk aanwezig voor orderopvolging en facturatie. “We zijn behoorlijk snel gegroeid”, zegt Luc Segers, financieel verantwoordelijke voor de Groep Kempeneers. “De oplossing die we vroeger in huis hadden, was te beperkt.” De groep wilde meer functionaliteit, gekoppeld aan een set goed gestructureerde en gedocumenteerde procedures. Voor het bestaande maatwerk waren de bedrijven te veel afhankelijk geworden van de kennis van één enkele persoon. Bovendien bleek het maatwerk nauwelijks gedocumenteerd.

Nood aan integratie
“We wilden graag overstappen naar een pakketoplossing die een solide basis zou bieden, met een ruime functionaliteit en de mogelijkheid om de drie bedrijven meer nauwgezet op te volgen.” Integratie stond daarbij bovenaan de verlanglijst. “Vroeger hadden we systemen voor orderopvolging en boekhouding die volledig naast elkaar stonden. Met de nieuwe oplossing wilden we graag het geheel van de bedrijfsprocessen afdekken, van order tot facturatie en boekhouding.” De Groep Kempeneers onderzocht de voorstellen van leveranciers en koos daarbij voor de combinatie van Microsoft Dynamics en IT-partner Offimac uit Hasselt. Het bedrijf voerde de implementatie uit in de hoofdzetel van de Groep Kempeneers in Lummen, waarbij de andere vestigingen het systeem gebruiken via een VPN-netwerk.

In eerste instantie brachten Metalix, Steelcoat en Galvacoat hun interne processen in kaart. Luc Segers: “We hebben een grondige analyse gemaakt, alle processen zorgvuldig en gedetailleerd gedocumenteerd. Aansluitend hebben we beslist op welke manier we Dynamics zouden inschakelen en hoe we processen en software op elkaar zouden afstemmen.” Onder meer de functionele ondersteuning van een correcte prijsberekening was voor de groep erg belangrijk. “Wanneer we een klant een offerte aanbieden, is daar intern een heel complex proces aan vooraf gegaan. Het was cruciaal voor ons dat het ERP-pakket dat perfect zou ondersteunen.” Luc Segers geeft een voorbeeld. “Er spelen heel veel parameters mee. Hoe is de opdracht uitgedrukt: in oppervlakte, lengte, gewicht of per stuk? Welke omzetkorting kunnen we de klant aanbieden – opnieuw in functie van die oppervlakte, gewicht, lengte of aantal stuks? Vraagt de klant een coating in een standaardkleur of niet?” Offimac programmeerde al die parameters in Microsoft Dynamics. Luc Segers: “Op dat vlak biedt het systeem zoveel mogelijkheden als we zelf willen. Beperkingen zijn er niet.”

Commerciële opvolging
De prijsberekening leidt tot een offerte. Daarbij is een link voorzien om vanuit het systeem de offerte naar Microsoft Word te exporteren. Alle informatie uit Dynamics komt zo automatisch op de offerte terecht. Luc Segers: “Onze commerciële medewerkers kunnen in Word vrije tekst toevoegen, die ze daarna automatisch in het ERP-systeem opslaan.” In een volgende stap wil de Groep Kempeneers ook de offerteopvolging in Dynamics organiseren. Daar heeft Offimac een stukje maatwerk voor ontwikkeld. “Een echte CRM-module vonden we hier iets te zwaar voor. Ons was het eigenlijk enkel om de opvolging van de offertes te doen, zodat we daar over betere rapporteringsinformatie beschikken: welke offertes tot concrete opdrachten hebben geleid, welke voorwaarden we daarbij hebben gehanteerd, enzovoort.”

Belangrijk was verder dat Metalix, Galvacoat en Steelcoat ook de bestellingen in het ERP-systeem kunnen opvolgen. Luc Segers: “Daarin schuilt de kracht van een geïntegreerd systeem. Vroeger gebeurde de orderopvolging op papier. Wanneer we iets moesten opzoeken, deden we dat in de mappen met bestelbonnen. Praktisch was dat niet. Vandaag zit alles in Dynamics: van bestelbon via productieorder tot factuur.” Dat geïntegreerde proces ondersteunt order tot factuur.” Dat geïntegreerde proces ondersteunt de groep bij zijn verdere groei. Vroeger vond er veel manueel werk plaats, onder meer om de gegevens uit het systeem voor orderopvolging in het boekhoudpakket over te tikken. “In Dynamics valt dat weg. Het bestaande team kan onze groei perfect aan, net omdat we nu veel efficiënter werken. De meervoudige input van data is weggevallen, waardoor we een belangrijke tijdwinst hebben gerealiseerd. Tegelijk is de foutenlast omlaag gegaan. Iedereen werk met één en dezelfde centrale dataset.”

Concrete managementinformatie
Dankzij de implementatie van Dynamics verloopt ook de boekhouding vandaag een stuk soepeler. Vroeger had de boekhoudafdeling er een behoorlijke job aan om de data uit de facturatiemodule van de maatwerksoftware een tweede keer in te geven in het boekhoudpakket. Ook hier zorgt het geïntegreerde karakter van het ERP-pakket voor een belangrijk voordeel. “Dynamics heeft ons ook toegelaten om binnen de drie bedrijven op een identieke manier te werken”, legt Luc Segers uit. “Er is één rekeningstelsel, één klantenbestand, enzovoort.” Het is een manier van werken die Metalix, Galvacoat en Steelcoat een efficiëntere manier biedt om rechtlijnig te rapporteren over de bedrijfsactiviteiten. Financiële consolidatie op groepsniveau is er niet. Wel rekenen intussen ook de andere bedrijven uit de Groep Kempeneers – onder meer een immobiliënkantoor en een holding – op Dynamics voor de ondersteuning van hun processen.

De oplossing die Offimac voor Metalix, Steelcoat en Galvacoat neerzette, vormde de blauwdruk voor OffiCOAT, een ERP-oplossing op basis van Microsoft Dynamics waarmee Offimac zich specifiek richt op de markt van de oppervlaktebehandelaars. “Daar valt heel specifieke functionaliteit onder”, zegt Luc Segers, “onder meer op het vlak van margeopvolging.” Aan de hand van verschillende parameters kunnen Metalix, Steelcoat en Galvacoat de marge van hun activiteiten in detail bewaken. “In het systeem zien we per type materiaal welke marge we realiseren op platen, buizen, spanten, enzovoort. Dat is informatie die op een heel concrete manier onze bedrijfsvoering aanstuurt.” De bedrijven uit de Groep Kempeneers weten zo tot in detail welke activiteiten de meeste waarde opleveren. “Op die manier laat Dynamics ons toe om die centrale bron van data om te zetten in bruikbare managementinformatie.”

ONTDEK HIER MEER OVER ONZE OPLOSSINGEN VOOR DIGITALISERING

GECONTACTEERD WORDEN?